Wprowadzenie
6 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw ogłoszono jednolity tekst ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. poz. 594), stanowiący kompleksową regulację dotyczącą rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów. Ustawa została ujednolicona z uwzględnieniem zmian wynikających m.in. z nowelizacji Kodeksu cywilnego oraz przepisów obowiązujących do 13 marca 2025 r.
Nowe przepisy wzmacniają cyfryzację państwa, określają zasady działania urzędów stanu cywilnego i regulują dostęp do danych osobowych w rejestrze.
Cyfrowy rejestr stanu cywilnego
Zgodnie z art. 5 ustawy, rejestr stanu cywilnego jest prowadzony wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Oznacza to pełną digitalizację procesu rejestracji:
- akty urodzenia, małżeństwa i zgonu powstają wyłącznie w formie elektronicznej,
- dostęp do rejestru jest ograniczony do ściśle określonych instytucji,
- dane są chronione zgodnie z wymogami RODO.
Za system odpowiada minister właściwy do spraw informatyzacji, który zapewnia jego bezpieczeństwo, integralność, dostępność i rozliczalność. Rejestr musi umożliwiać identyfikację osób mających do niego dostęp oraz zabezpieczać dane przed nieuprawnionym wykorzystaniem.
Rola samorządów w rejestracji stanu cywilnego
Rejestracja stanu cywilnego to zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej, realizowane przez gminy w urzędach stanu cywilnego.
Zgodnie z art. 6:
- w gminach do 50 tys. mieszkańców kierownikiem USC z urzędu jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta,
- w większych gminach obowiązkowe jest powołanie odrębnego kierownika USC.
Kandydat na kierownika musi posiadać obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych, wyższe wykształcenie prawnicze lub administracyjne oraz minimum 3-letni staż w administracji. To gwarantuje profesjonalizację kadr urzędów stanu cywilnego.
Dostęp do danych tylko dla uprawnionych
Zgodnie z art. 5a ustawy, dane z rejestru stanu cywilnego mogą być udostępniane:
- Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
- Agencji Wywiadu,
- Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
- służbom wojskowym i kontrwywiadowczym,
- sądom i prokuraturze.
Dostęp możliwy jest wyłącznie po spełnieniu warunków technicznych i uzyskaniu zgody ministra właściwego do spraw informatyzacji. Celem jest ograniczenie ryzyka nieautoryzowanego wykorzystania danych osobowych.
Zmiany dotyczące uznania ojcostwa i nazwiska
Nowelizacja rozszerza i precyzuje procedury dotyczące uznania ojcostwa. Zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt 4a:
- możliwe jest uznanie ojcostwa przed urodzeniem dziecka,
- a także przed transferem komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy.
Ustawa precyzuje również zasady zmiany nazwiska, nadawania nazwiska dziecku po rozwodzie oraz warunki składania oświadczeń dotyczących nazwiska po rozwiązaniu małżeństwa.
Przechowywanie i archiwizacja aktów
Zgodnie z art. 28 ustawy:
- akty urodzenia przechowuje się przez 100 lat,
- akty małżeństwa i zgonu – przez 80 lat.
Po upływie tego okresu dokumentacja trafia do właściwego archiwum państwowego. Jeżeli osoba żyje dłużej niż wskazany okres, akt przechowuje się do chwili rejestracji zgonu.
Odpisy i zaświadczenia – zasady wydawania
Wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń można składać:
- tradycyjnie – w urzędzie stanu cywilnego,
- online – przez platformę ePUAP lub obywatel.gov.pl (art. 44 i 45).
Odpisy mogą być wydawane na papierze lub w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zaświadczenia mają 6-miesięczny okres ważności.
Unieważnianie i sprostowanie aktów
Ustawa wprowadza mechanizmy sprostowania, uzupełnienia i unieważniania aktów stanu cywilnego:
- czynności może dokonać kierownik USC, sąd lub wojewoda – w zależności od rodzaju sprawy (art. 35–42),
- w przypadku błędów technicznych – korekta następuje w formie czynności materialno-technicznej,
- możliwe jest także postanowienie sądu o sporządzeniu nowego aktu.
Ustawa zabezpiecza interesy obywateli poprzez obowiązek informowania o planowanych zmianach i obowiązek wydania poprawionego odpisu.
Podsumowanie
Ujednolicone Prawo o aktach stanu cywilnego 2025 to istotny krok w stronę nowoczesnej administracji cyfrowej. Ustawa integruje wiele wcześniejszych nowelizacji i doprecyzowuje kwestie związane z rejestracją, przechowywaniem, udostępnianiem i korektą danych osobowych.
Dla samorządów oznacza to konieczność dostosowania struktur organizacyjnych i kadrowych, a dla obywateli – większą przejrzystość, dostępność i bezpieczeństwo danych.
