Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy w Polsce zyskali większą swobodę w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nie ma obowiązku prowadzenia całej dokumentacji w jednej, wybranej formie (papierowej lub elektronicznej).
Pracodawca może zdecydować się na prowadzenie dokumentacji:
- w formie papierowej: tradycyjne papierowe akta pracownicze
- w formie elektronicznej: zdigitalizowane dokumenty przechowywane w bezpiecznych systemach informatycznych
Istotną kwestią jest, że decyzja o formie prowadzenia dokumentacji nie jest ostateczna. Pracodawca w każdej chwili może zmienić sposób przechowywania akt, wracając na przykład do formy papierowej lub odwrotnie.
Ministerstwo podkreśla, że wybór elektronicznej formy dokumentacji nie wyklucza zawierania umów o pracę i składania oświadczeń w formie pisemnej. W takich przypadkach dokumenty należy następnie zdigitalizować, opatrzyć podpisem elektronicznym lub pieczęcią i włączyć do dokumentacji elektronicznej.
Pamiętajmy, że:
- Dokumentacja pracownicza, niezależnie od formy, musi być prowadzona w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność.
- Dokumentacja musi być przechowywana w warunkach uniemożliwiających jej uszkodzenie lub zniszczenie.
- Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co najmniej 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Więcej informacji na temat prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społeczne
