Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy w Polsce zyskali większą swobodę w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nie ma obowiązku prowadzenia całej dokumentacji w jednej, wybranej formie (papierowej lub elektronicznej).

Pracodawca może zdecydować się na prowadzenie dokumentacji:

• w formie papierowej: tradycyjne papierowe akta pracownicze
• w formie elektronicznej: zdigitalizowane dokumenty przechowywane w bezpiecznych systemach informatycznych

Istotną kwestią jest, że decyzja o formie prowadzenia dokumentacji nie jest ostateczna. Pracodawca w każdej chwili może zmienić sposób przechowywania akt, wracając na przykład do formy papierowej lub odwrotnie.

Ministerstwo podkreśla, że wybór elektronicznej formy dokumentacji nie wyklucza zawierania umów o pracę i składania oświadczeń w formie pisemnej. W takich przypadkach dokumenty należy następnie zdigitalizować, opatrzyć podpisem elektronicznym lub pieczęcią i włączyć do dokumentacji elektronicznej.

Pamiętajmy, że:

• Dokumentacja pracownicza, niezależnie od formy, musi być prowadzona w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność.
• Dokumentacja musi być przechowywana w warunkach uniemożliwiających jej uszkodzenie lub zniszczenie.
• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co najmniej 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Więcej informacji na temat prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społeczne