Wprowadzenie

6 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw ogłoszono jednolity tekst ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. poz. 594), stanowiący kompleksową regulację dotyczącą rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów. Ustawa została ujednolicona z uwzględnieniem zmian wynikających m.in. z nowelizacji Kodeksu cywilnego oraz przepisów obowiązujących do 13 marca 2025 r.

Nowe przepisy wzmacniają cyfryzację państwa, określają zasady działania urzędów stanu cywilnego i regulują dostęp do danych osobowych w rejestrze.

Cyfrowy rejestr stanu cywilnego

Zgodnie z art. 5 ustawy, rejestr stanu cywilnego jest prowadzony wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Oznacza to pełną digitalizację procesu rejestracji:

• akty urodzenia, małżeństwa i zgonu powstają wyłącznie w formie elektronicznej,
• dostęp do rejestru jest ograniczony do ściśle określonych instytucji,
• dane są chronione zgodnie z wymogami RODO.

Za system odpowiada minister właściwy do spraw informatyzacji, który zapewnia jego bezpieczeństwo, integralność, dostępność i rozliczalność. Rejestr musi umożliwiać identyfikację osób mających do niego dostęp oraz zabezpieczać dane przed nieuprawnionym wykorzystaniem.

Rola samorządów w rejestracji stanu cywilnego

Rejestracja stanu cywilnego to zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej, realizowane przez gminy w urzędach stanu cywilnego.

Zgodnie z art. 6:

• w gminach do 50 tys. mieszkańców kierownikiem USC z urzędu jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta,
• w większych gminach obowiązkowe jest powołanie odrębnego kierownika USC.

Kandydat na kierownika musi posiadać obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych, wyższe wykształcenie prawnicze lub administracyjne oraz minimum 3-letni staż w administracji. To gwarantuje profesjonalizację kadr urzędów stanu cywilnego.

Dostęp do danych tylko dla uprawnionych

Zgodnie z art. 5a ustawy, dane z rejestru stanu cywilnego mogą być udostępniane:

• Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencji Wywiadu,
• Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
• służbom wojskowym i kontrwywiadowczym,
• sądom i prokuraturze.

Dostęp możliwy jest wyłącznie po spełnieniu warunków technicznych i uzyskaniu zgody ministra właściwego do spraw informatyzacji. Celem jest ograniczenie ryzyka nieautoryzowanego wykorzystania danych osobowych.

Zmiany dotyczące uznania ojcostwa i nazwiska

Nowelizacja rozszerza i precyzuje procedury dotyczące uznania ojcostwa. Zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt 4a:

• możliwe jest uznanie ojcostwa przed urodzeniem dziecka,
• a także przed transferem komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy.

Ustawa precyzuje również zasady zmiany nazwiska, nadawania nazwiska dziecku po rozwodzie oraz warunki składania oświadczeń dotyczących nazwiska po rozwiązaniu małżeństwa.

Przechowywanie i archiwizacja aktów

Zgodnie z art. 28 ustawy:

• akty urodzenia przechowuje się przez 100 lat,
• akty małżeństwa i zgonu – przez 80 lat.

Po upływie tego okresu dokumentacja trafia do właściwego archiwum państwowego. Jeżeli osoba żyje dłużej niż wskazany okres, akt przechowuje się do chwili rejestracji zgonu.

Odpisy i zaświadczenia – zasady wydawania

Wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń można składać:

• tradycyjnie – w urzędzie stanu cywilnego,
• online – przez platformę ePUAP lub obywatel.gov.pl (art. 44 i 45).

Odpisy mogą być wydawane na papierze lub w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zaświadczenia mają 6-miesięczny okres ważności.

Unieważnianie i sprostowanie aktów

Ustawa wprowadza mechanizmy sprostowania, uzupełnienia i unieważniania aktów stanu cywilnego:

• czynności może dokonać kierownik USC, sąd lub wojewoda – w zależności od rodzaju sprawy (art. 35–42),
• w przypadku błędów technicznych – korekta następuje w formie czynności materialno-technicznej,
• możliwe jest także postanowienie sądu o sporządzeniu nowego aktu.

Ustawa zabezpiecza interesy obywateli poprzez obowiązek informowania o planowanych zmianach i obowiązek wydania poprawionego odpisu.

Podsumowanie

Ujednolicone Prawo o aktach stanu cywilnego 2025 to istotny krok w stronę nowoczesnej administracji cyfrowej. Ustawa integruje wiele wcześniejszych nowelizacji i doprecyzowuje kwestie związane z rejestracją, przechowywaniem, udostępnianiem i korektą danych osobowych.

Dla samorządów oznacza to konieczność dostosowania struktur organizacyjnych i kadrowych, a dla obywateli – większą przejrzystość, dostępność i bezpieczeństwo danych.